Voor onze Stafafdeling zijn wij per direct op zoek naar een:
Office manager (m/v)
32 – 40 uur per week
De functie:
Ben jij een organisatorisch talent met een warm hart voor mensen en een scherp oog voor detail? Voel jij je thuis in een inspirerende en creatieve werkomgeving waar geen dag hetzelfde is? Heb je daarnaast de hands-on mentaliteit die nodig is om ons kantoor soepel te laten draaien en het managementteam optimaal te ondersteunen? Dan ben jij de Office Manager die wij zoeken!
Als Office Manager zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat collega’s in een fijne, zorgzame en goed georganiseerde werkomgeving kunnen werken. Daarnaast ondersteun je het management team met administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw enthousiasme, flexibiliteit en stressbestendigheid draag je bij aan een prettige werksfeer en een soepel draaiend kantoor. Je bent proactief en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren en uitdagingen op te lossen. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend; je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en handelt altijd in het belang van de organisatie en je collega’s.
De werkzaamheden bestaan o.a. uit:
· Plannen, voorbereiden en notuleren van MT-vergaderingen;
· Beheren van agenda’s en afspraken van MT-leden;
· Coördineren en bewaken van actiepunten uit vergaderingen;
· Verzorgen van interne communicatie en presentaties;
· Beheren en coördineren van facilitaire zaken en huisvesting;
· Aansturen van drie facilitaire medewerkers en zorgen voor een efficiënt en goed functionerend team;
· Regelen van dagelijkse kantooractiviteiten, zoals planning, voorraadbeheer, inkoop van kantine en kantoorartikelen;
· Budget verantwoordelijk;
· Inkomende en uitgaande communicatie, (telefoon, e-mail, post) en gastvrij ontvangen van bezoekers;
· Opstellen en verbeteren van kantoorprocessen;
· Uitvoeren en bewaken van RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) om een veilige werkomgeving te waarborgen;
· Coördineren en boeken van zakelijke reizen;
· Creëren van een prettige werkomgeving waarin samenwerking en werkplezier centraal staan.
Wij zoeken iemand:
· HBO werk- en denkniveau, met 5 jaar relevante werkervaring in facilitaire, administratieve of ondersteunende functie;
· Een echte hands-on mentaliteit heeft en zelfstandig kan werken;
· Sterke organisatorische vaardigheden, flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht is;
· Ervaring met het aansturen van medewerkers is een pré;
· Klantvriendelijkheid, een representatieve houding, een groot verantwoordelijkheidsgevoel en integriteit hoog in het vaandel heeft staan;
· Goede kennis van MS Office;
· Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift.
Wij bieden:
Prima arbeidsvoorwaarden, een salaris dat is afgestemd op de werkzaamheden (conform CAO) en gezelligheid tijdens de gezamenlijke lunch. Je komt te werken in een snelgroeiende en succesvolle organisatie, waarbinnen een prettige en collegiale werksfeer heerst met korte lijnen. Een afwisselende functie, waar veel ruimte is voor eigen initiatief en je het verschil kan maken met een jong en enthousiast team.
Solliciteren;
Ben jij degene die wij zoeken?!
Stuur dan jouw motivatiebrief en cv naar: werkenbij@littledutch.nl.
